Office Manager (F/H)

Le contexte

L’entreprise

Chez Vivlio, nous défendons le livre numérique à la française depuis 10 ans. On ne porte ni béret ni baguette sous le bras, mais nous contribuons à de meilleures pratiques sur le marché du livre numérique.

Nous sommes convaincus qu’innovation technologique et humanité peuvent aller de paire, et que l’humain sera toujours au centre de l’expérience client, d’autant plus dans le domaine de la lecture numérique.

Depuis nos bureaux de Lyon, nous sommes les experts de la vente et de la lecture numérique sous toutes leurs coutures, et ce à l’échelle européenne.

Nos clients sont notamment des partenaires B2B, grands acteurs renommés dans le monde du livre en France et en Europe : libraires, chaînes culturelles ou éditeurs. Nous les accompagnons dans la vente d’ebooks en mettant à leur disposition une solution complète, un large catalogue et tout un éventail d’outils pour promouvoir le livre numérique aussi bien en ligne qu’en magasin.

Vivlio, c’est aussi une marque de référence auprès du grand public, avec tout un écosystème de lecture, allant des liseuses à des applications mobiles, pour pourvoir à tous les besoins des lecteurs numériques.

Avec un chiffre d’affaires de plus de 11M€ en 2021, soit une croissance de plus de 35% par rapport à l’année précédente.

Le poste

Nous recherchons un ou une Office Manage pour rejoindre notre équipe Administrative et financière.

Votre rôle au sein de Vivlio

Sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier, et en lien avec toutes les parties prenantes de l’entreprise, vous travaillez à garantir la meilleure expérience de travail des collaborateurs de Vivlio et facilitez l’organisation.

Vos missions

• Vous êtes garant.e de la qualité de vie dans les locaux : gestion des commandes de matériels, de l’attribution des badges, de la préparation du matériel pour les nouveaux entrants… et surtout vous êtes garant.e de la bonne application des règles de vie de l’entreprise
• Vous assurez la gestion des frais généraux : gestion des assurances, des notes de frais, du lien avec les prestataires de services liés à la maintenance des locaux et du matériel.
• Vous assurez la gestion administrative de l’entreprise et simplifiez le lien avec les services : accueil téléphonique, gestion du courrier, de l’archivage papier et informatique, de
  l’assistanat RH (commande de tickets restaurant, suivi des visites médicales, rédactions d’attestation…), réservation de trajets et hôtels, centralisation et répartition des demandes non opérationnelles.
• Vous participez à la communication interne en lien avec les managers et le service RH : vous organisez et aidez à la préparation de réunions, vous êtes en support pour l’organisation des rituels internes (type séminaire, réunion inter-services…).

Conditions de travail

Vivlio vous propose les avantages suivants : des tickets restaurants, une mutuelle performante et peu onéreuse, et bien sûr le remboursement des frais de transport…

Démarrage : Dès que possible

Le poste est basé à Lyon 9ème.

Vos compétences

Pour mener à bien vos missions et en plus de la maitrise du Pack office et des connaissances de gestion de base, vous :

• Êtes polyvalent.e, organisé.e et êtes réactif.ve tout en sachant gérer les priorités
• Savez être autonome
• Avez de grandes qualités relationnelles
• Savez vous adaptez à toutes situations tout en prenant du recul
• Avez des capacités rédactionnelles
• Parlez anglais

Une première expérience est souhaitée.

N’hésitez plus et rejoignez-nous !